Notionで情報を一元管理。予定・タスク・支払いの抜け漏れをなくす

予定も支払いもバラバラで、抜け漏れが止まらなかった話

こたつ

こんにちは、こたつです。こたつが作業場です。

予定もタスクも支払いも、頭の中と手帳とスマホのメモにバラバラ。
気づいたら「あ、あれ忘れてた」がしょっちゅう起きてました。

今回は、自分に必要な情報を全部「Notion」というアプリを使って1箇所にまとめて、毎日サッと確認できるようにするまでの記録です。
最初からうまくいったわけじゃなく、作り込みすぎて放置する。という失敗もしています。
予定・タスク・支払いの管理があちこちに散らばって困っている人向けの内容です。だいたい8分くらいで読めます。

私は非エンジニアで、業務改善の考え方とAIに頼りながら暮らしの困りごとをゆるくカイゼンしています。
すごい仕組みを作った話ではなく、「こんな自分でも1箇所にまとめたら楽になった」という等身大のお話です。

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困りごと：抜け漏れて、自分も相手も時間を奪われていた

一番困っていたのは、抜け漏れです。

予定はスマホのカレンダー、やることは頭の中か手帳、スマホのメモ、支払いは請求書が来てから慌てて思い出す。
管理する場所が全部バラバラでした。ひとつひとつは大したことないんですけど、全体を一覧で管理できる場所がなかったんですよね。
実際、サブスクの支払いを忘れて一時停止されたり、メールやLINEの返信をうっかり後回しにして相手を待たせてしまったり。
抜け漏れると自分の時間も取られるし、何より他人に迷惑がかかるのが非常に申し訳ない。

「なんでこんな簡単なことができないんだ」

と自分を責める時間まで発生します。
解決策は、シンプルでした。「自分に必要な情報が、1箇所を見れば全部わかる」状態にすること。ただそれだけ。
逆に言うと、それすらできていなかったわけです…

まず、見える化してみた

いきなりツールを探さない

やりがちなのが「よし、いいアプリ探すぞ」と、いきなりツール探しから始めること。
でも今回はぐっとこらえて、まず「自分は何を管理したいのか」を紙に全部書き出しました。予定、やることリスト、毎月の支払い、買い足すもの、読みたい本、連絡しなきゃいけない人…

書き始めると、思った以上に出てきました。

並べて、やっと気づいたこと

全部並べてみて、はっと気づきました。
「管理したいこと」「管理したほうがいいこと」が、思っていた3倍くらい多い。この量を「頭」と「メモ」の合わせ技でさばこうとしていたんだから、そりゃ抜けます。むしろ今まで抜けなかった日があったのが不思議なくらい。
ここで、本当の問題が見えました。私は「忘れっぽいダメな自分」が問題だと思っていたけど、そうじゃない(と思いたい)

「情報が散らばっていて、一望できる場所がどこにもない」ことが問題だったんです。

人のせいでも能力のせいでもなく、単に置き場所の問題。そう分かった瞬間、ちょっとホッとしました。
やることも自動的に決まります。バラバラの情報を1箇所に集めて、毎日そこだけ見ればいい状態を作る。分岐とかループみたいな複雑な流れは特になくて、要は「集約するだけ」。拍子抜けするくらいシンプルな話でした。

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やってみた：AIと一緒に、Notionへ集約

何で管理する？ まずAIに相談

とはいえ、何をどのように、何を使って管理するのがベストなのかよくわからない。
そこでAIに「予定・タスク・支払いを1箇所で管理したい。おすすめのやり方は？」と素直に聞いてみました。

スプレッドシート、Todoアプリ、メモアプリ…いくつかの候補と、それぞれの向き不向きを出してくれました。

その中から選んだのが「Notion」

理由は、あとから管理項目を自由に足せる柔軟さと、いろんな情報を1画面にまとめられる自由度でした。

▶ Notion（公式サイト）はこちら

Notionで「今日見る場所」を作る

Notionはページの中に、データベース（表みたいなもの）を置けるアプリです。
まず「毎日見る場所」を1ページ作りました。そこに「タスク」の表と「支払い」の表を作りました。表には期限の列を作って、締切が近い順に自動で並ぶよう設定しました。

Notionの設定も、最初はやり方が分からないし、どんな管理項目が最適かがわからず、詰まったんですが、AIにNotionの画面の作り方やおすすめの管理項目もすべて出してもらいました。
その結果「お、ちゃんと近い順に並ぶじゃん」とテンションが上がり、楽しくなりました。
毎朝このページを開けば、今日やること、払うものが上から順に見える。目指していた「1箇所を見れば全部わかる」に、ぐっと近づいた瞬間でした。

詰まったところ：作り込みすぎて、1週間で開かなくなった

ところが、この最初のNotion、1週間で開かなくなりました。

原因は、作り込みすぎたこと。「せっかく作るなら完璧に」と、項目もページも増やしまくったんですよね。
タスクの表に「カテゴリ」「優先度」「進捗」「メモ」…列を10個くらい作って、支払いも「予定額」「実績額」「支払い方法」まで細かく。
見た目はそれはもう立派。データベースっぽくて、仕事できる感に酔ってました。

でも、いざ毎日使って気づきました。

タスクを1個足すだけで、入力する欄が多すぎるんです。
「あれ、これ全部埋めるんだっけ」と毎回手が止まる。正直めんどうでした。結果、数日で入力が追いつかなくなって、中身が古いまま放置。そして、古い情報が並ぶページなんて、開いても意味がないし、信用できないから見なくなる。
結局、また頭と手帳、スマホメモに逆戻りで、「なんだ、前と一緒じゃん」となってしまいました。

「せっかく時間をかけて作ったのに」と、ちょっと落ち込みました。

原因と、どう抜けたか

「なんで？」を自分に問い直す

落ち込んでいても解決しないので、落ち着いて「なんで開かなくなった？」を自分に問い直しました。

なんで開かない？→入力がめんどうだから。なんで入力がめんどう？→項目が多すぎるから。なんで項目を多くした？→「完璧に管理しなきゃ」と思い込んでいたから…ここで、気づきます。

私は「管理する」ことがしたかったんじゃない。「毎日ラクに確認する」ことがしたかったんです。
目的は一覧性であって、細かい記録じゃなかった。目的とズレたことに、時間をかけて頑張っていたわけです。

解決：足すのをやめて、削る

原因がわかれば、あとは削るだけ。

AIに、今度は正直に「入力が面倒で続かない。項目を最小まで減らしたい」と相談しました。
返ってきた考え方はシンプルで、「毎日見て意味がある列だけ残す」。それに沿ってバッサリいきました。タスクは「内容・期限・完了」の3つだけ。支払いは「何を・いつ・済んだか」だけ。他の項目は、一旦全部削除。すると入力が数秒で終わる。手が止まらないから続く。
続くから中身が新しいまま保たれる。中身が新しいから、ちゃんと見る。当たり前のことなんですけど、思いきって削って、やっと歯車が回り始めました。

今回わかったこと

見える化のゴールは「立派な仕組み」じゃなくて「毎日ラクに続く仕組み」。

どんなに整った表を作っても、入力が重くて開かなくなったら、見える化は効果を発揮しない。だから機能を足すより先に、「これ、毎日入力できる？」を基準にする。足すより削るを先に考える。これは正直、人に「シンプルにしなよ」と言われても響かなかったと思います。
自分で作り込みすぎて、放置して、落ち込んで、という遠回りを実際にやったからこそ、腹落ちました。
つまづきは、ちゃんと学びに変わると改めて実感しました。

次に別の何かを管理したくなっても「まずは最小から始めよう」と思えるようになりました。

まとめ

今回やったことは、散らばっていた情報をNotionの1ページに集めて、項目を最小まで削っただけ。
作業時間はトータル5時間くらいで、半分は作り込みすぎた分の手戻りでした。

効果は、以下のようになりました。
before：予定・タスク・支払いがバラバラで、月に2〜3回は何かしら抜け漏れ。
after：毎朝1ページ開くだけで全部見えて、この1ヶ月は抜け漏れゼロ。完璧なシステムでは全然ないけど、これで十分ラクになりました。

あとはNotionを日々使いながら、少しずつ足して育てていきます。

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最終更新日：2026年09月05日