Notionに全部まとめて失敗した話。整理は引き算でカイゼン

Notionに全部まとめたくなった、その先の話

こたつ

こんにちは、こたつです。こたつが作業場です。

前回、あちこちに散らばってた予定、支払い、タスクを、Notionに1つにまとめました。これがもう、想像以上に快適。
スマホを開いてNotionを見れば、今日やることも支払いの状況も一目でわかる。この「1か所で完結する」感覚に、すっかりハマってしまいました。

快適な状態に慣れてくると人間って欲が出るもので、次は「あれもこれも、全部Notionに入れたら最強なんじゃね？」でした。
学習の記録も、読書メモも、買い物リストも、行きたいお店も気づけば、自分の生活まるごとを1か所に集めたくなっていた。

この記事は、その欲のままに突っ走って、一回ちゃんとゴチャつかせて、そこから引き返した記録です。
同じく「便利すぎて盛りたくなる」タイプの人に読んでほしい。8分くらいで読めます。

私は、非エンジニアで、業務改善の考え方とAIを相棒に、暮らしの困りごとをゆるくカイゼンしています。
できた自慢じゃなく、盛りすぎて失敗した話なので、どうぞ気楽に読んでください。

【PR】ConoHa WING

【PR】お名前.com

困りごと：便利すぎて、全部入れたくなった

きっかけは、一元管理が快適すぎたことでした。

Notionを開けば予定も支払いも全部見える。この便利さを一度味わうと、他のツールにポツポツ残ってる情報が、急に気になり出したんです。読書メモはスマホのメモアプリ、買い物リストはLINEの自分宛てトーク、行きたい場所はブラウザのブックマーク…こうやって書き出すと分かりますけど、まあバラバラ。バラバラに置いてあると、結局どこに何を書いたか忘れます。
「あのお店、どこにメモったっけ？」って探し回って、見つからなくて諦める、みたいなことが地味に多かった。見返すのも面倒だし、確認漏れも出る。

「じゃあ、これも全部Notionに入れちゃえばいいじゃん」

そう思ったわけです。だってもう、予定と支払いではうまくいってるんだから。同じノリで足していけば、生活全部がスッキリするはず。

ゴールはシンプルでした。自分に必要な情報を、Notionを開けば全部見られる状態にしたい。
あちこち探さなくていいし、確認漏れもなくなるはず…この時点では、そう信じて疑ってませんでした。むしろワクワクしていたくらいです。

まず、見える化してみた

とはいえ、いきなり入れ始める前に、まず「何を追加したいか」を書き出してみました。

書き出してみる

紙にざっと殴り書きしたら、こんな感じになりました。

• 読書メモ・気になった言葉
• 買い物リスト（日用品・欲しいもの）
• 行きたいお店・場所
• 健康の記録（体重とか）
• 学んだことのメモ
• ブログに書きたいことのネタ帳
• ブログ投稿の履歴
• よく使うWebサイトのリンク集
• 銀行口座一覧
• 使用ツール一覧
• 使用デバイス一覧

などなど、これはほんの一部です。書いてて「多っ」って声が出ました。想像以上にあった。しかも種類がバラバラなんですよね。毎日開きたいものもあれば、月に一回見るかどうか、みたいなものも混ざってる。

並べて気づいたこと

で、この一覧をじーっと眺めていて、いつのまにか「全部入れること」そのものが目的になってた。

でも、本当にやりたかったのはそこじゃない。探す手間と確認漏れをなくすこと、これが目的だったはず。
「全部を1か所に」は、あくまでそのための手段でしかないんですよね。ここを取り違えたまま突っ込んだら「たぶんロクなことにならない」という予感は、正直このときにちょっとありました。
ありましたが、勢いって止まらないんですよ。「まあ、やってみりゃ分かるっしょ」で、そのまま進みました。

【PR】ConoHa WING

【PR】お名前.com

やってみた

とりあえず、作ってあったNotionのデータベースに、片っ端から集約していきました。

とにかく全部ぶちこむ

読書メモ用のページを足して、買い物リストのデータベースを足して、行きたい場所のリストを足して…既存の予定・支払い・タスクの横に、どんどん新しい箱を増やしていく感じです。1個足すたびに「お、これも1か所になった」って達成感があって、これが気持ちよかった。
手が止まらない。気づいたら、トップページにデータベースとなる箱の数がものすごい数になっていた。

見やすくするのに時間がかかった

問題はここからでした。

箱をただ足すだけじゃ、当然ながらゴチャつく。なので、少しでも見やすくしようと、以下のような工夫を開始しました。

• よく使うものを上のほうに
• カテゴリごとに色分け
• トップページにリンクをきれいに並べる

この整理が、思ってた10倍めんどくさかった。

「どう並べたら見やすいか」の正解が自分でも分からなくて、あーでもないこーでもないと配置を変え続けて、気づいたら1時間経ってる。
Notionが得意な人ならサッとやっちゃうんでしょうけど、私は完全に手探りでした。難しいところは、AIに「トップページの構成、どういう順番で並べると使いやすい？」と相談しながら、なんとか形にしていった感じです。一人だったら絶対に心が折れてました。

そうしてようやく、「全部入り」のトップページが完成しました。
開けば私の生活に必要な情報が全部が見える。理想通りのはず、でした。この時点では、わりと満足していました。

詰まったところ

完成した「全部入りNotion」を、数日感いつも通りに使ってみました。そして、正直に言います。前より使いにくくなりました。

あれ？なんで？一元管理して探す手間を無くし効率が上がるはずが、逆でした。
開いた瞬間に情報量が多すぎて、なんか混乱する。今日の予定をちょっと確認したいだけなのに、その手前に読書メモやら行きたい店リストやら健康記録やらがズラッと並んでて、目的のところにたどり着くまでにひと手間かかる、読書メモの内容が先に気になって確認してしまうなど、スクロールして、探して、途中で違う情報に引っ張られながらやっと予定。「これ、前は一発で見えてたのに」って。

しかも地味にキツかったのが、月に一回しか見ない情報まで、毎日目に入ること。
画面がずっと「やることも情報もいっぱいある感」を放ってくるんですよね。開くたびに、なんだか急かされてる気分になる。
情報が多く、それだけで疲れる。

前回まとめたときは、あんなにスッキリして「Notion最高！」ってなってたのに。今回は「まとめたはずなのに、なんか疲れる」。
おかしい。一元管理っていう方向は、絶対に正しかったはずなのに、なんでこうなった？ここでしばらく、手が止まりました。

せっかく時間をかけて、画面整理までしたのに「使いにくい」って自分で認めるの地味に悔しかったんです。
でも、毎日開くたびにモヤっとするのは、まぎれもない事実で。この「頑張って作ったのに、なんか微妙」を見なかったフリはできませんでした。

原因と、どう抜けたか

なんで、快適どころか疲れる箱ができてしまったのか。一回冷静になって、考え直しました。

原因：「集約」と「全部入れる」を混ぜてた

ここで、自分に「なんで？」を何回か繰り返してみたんです。使いにくい→なんで？情報が多すぎる→なんで？要らないものまで入れた→なんで？「集約＝全部入れる」だと思ってたから…で、たどり着いた答えはシンプルでした。

私は「集約」と「全部詰め込む」を、まるっと同じことだと思い込んでたんです。

でも違う。集約の目的は、探す手間と確認漏れをなくすこと。だとしたら、そもそも探す必要がない情報や、毎日は確認しなくていい情報まで入れたら、むしろ邪魔になる。毎日見流必要のない情報が毎日見る予定の真横にある必要は、まったくなかった。
全部を平らにベタッと並べたせいで、いちばん大事な「予定」が、その他大勢に埋もれてた。これが原因でした。

解決：足すんじゃなく、引く

そこで方針をガラッと切り替えました。「入れる基準」を1つだけ決めたんです。

• 毎日〜週1で見るもの → トップに置く
• たまにしか見ないもの → 別ページに逃がす
• そもそも最近見返してないもの → 入れない

この基準で全部を仕分け直したら、トップページの項目が半分以下になりました。
「あったら嬉しいけど、毎日は要らない」やつは、奥のページにそっと引っ込めた。そしたら、開いた瞬間の、あのスッキリ感が戻ってきたんです。ちゃんと予定が一発で目に入る。ああ、これこれ、これが欲しかったやつ。

今回わかったこと

整理は「足し算」だけじゃない。「引き算」までやって、はじめて整理。

見える化して集める。集めると達成感があるし、目に見えて増えていくのが楽しい。でも、集めた後に「これは要らない」と引く工程を飛ばすと、結局また別のゴチャつきが生まれる。今回それを、身をもってガッツリ食らいました。

これってたぶん、どんな情報整理でも同じ構造なんじゃないかなと感じています。フォルダに何でもかんでも突っ込んで「一元管理、完了！」って満足して、半年後には自分でも何がどこにあるか分からなくなるやつ。あれと骨組みが一緒なんじゃないかと。集めただけで満足すると、必ずしっぺ返しが来る。

自分で盛りすぎて詰まったからこそ、この「引き算」は、次からは絶対に忘れない気がします。頭で「引き算大事」って理解するより、一回自分でゴチャつかせて痛い目を見たほうが、圧倒的に残る。失敗も、悪くないもんです。

まとめ

今回のやったことをまとめると、Notionにあれこれ足して、盛りすぎて、半分引っこめた。トータルで5時間ほど、しかもその大半は、無駄に盛ってた時間でした（笑）。遠回りもいいとこ。

before：Notionのデータベースを増やしすぎて、情報が散らばって、確認漏れも探し物も多発
after：Notionのデータベースを見直し集約「毎日見るもの」だけを厳選して表示。

開いた瞬間に、必要な情報だけがスッと目に入るようになりました。

完璧ではないけど、毎日必要な情報、あったらいいなという情報を整理できました。
むしろ「全部を入れなくていい」と腹落ちできたのが、今回いちばんの収穫でした。

【PR】ConoHa WING

【PR】お名前.com

最終更新日：2026年8月15日